Pubblicazione trattamenti economici dipendenti e privacy

In questo approfondimento odierno l’Avvocato Luigi Fadda si occupa delle regole concernenti il rapporto che intercorre tra pubblicazione dei trattamenti economici dei dipendenti e privacy.

La disciplina di protezione dei dati personali prevede che i soggetti pubblici, nell’ambito del contesto lavorativo, possono trattare i dati personali degli interessati, anche relativi a categorie particolari:

• se il trattamento è necessario per la gestione del rapporto di lavoro
• per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti dalla legge o dal diritto dell’Unione o degli Stati membri (artt. 6, par. 1, lett. c), 9, par. 2, lett. b) e 4 e 88 del Regolamento)
• quando sia “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento” (art. 6, parr. 1, lett. e), 2 e 3, e art. 9, par. 2, lett. g), del Regolamento; art. 2-ter del Codice).

Tali trattamenti devono, comunque, trovare fondamento nel diritto dell’Unione o dello Stato membro, che, deve perseguire un obiettivo di interesse pubblico ed essere proporzionato al perseguimento dello stesso. La finalità del trattamento deve essere necessaria per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (cfr. art. 6, par. 3, del Regolamento e 2-ter del Codice).

Qui trovate un approfondimento relativo al tema della privacy associato alla videosorveglianza dei rifiuti.

Il titolare del trattamento è tenuto, in ogni caso, a rispettare i principi in materia di protezione dei dati, fra i quali quello di “liceità, correttezza e trasparenza” nonché di “minimizzazione dei dati”, in base ai quali i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. a) e c), del Regolamento).”

Trattamento economici e privacy: le indicazioni del Garante Privacy

Il quadro normativo in materia di protezione dei dati personali richiede per qualsiasi operazione di trattamento (art.4, punto 2 del Regolamento) compresa la diffusione (art. 2-ter comma 4 lett. b) del Codice) la necessità di disporre di un’idonea base giuridica.

Il Garante Privacy ha fornito fin dal 2007 indicazioni in ordine ai presupposti (e al ricorrere di questi, delle specifiche modalità) per la lecita pubblicazione di atti e documenti che contengono dati personali dei dipendenti precisando, in particolare, che non è lecito diffondere informazioni personali riferite a singoli lavoratori, riguardanti, ad esempio, contratti individuali di lavoro, trattamenti stipendiali o accessori percepiti, attraverso la loro pubblicazione, anche online (cfr. par. 6.3 delle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico” del 14 giugno 2007, doc. web n. 1417809; v. anche provv. del 15 maggio 2014 n. 243 “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati” doc. web n. 3134436).

Potete consultare qui il documento.

Il Garante, in proposito, ha chiarito in numerose occasioni che, anche la presenza di uno specifico regime di pubblicità che riguarda talune categorie di atti, circostanza che comunque non ricorre nel caso di specie, non può comportare alcun automatismo rispetto alla diffusione online di dati personali in essi contenuti né una deroga ai principi in materia di protezione dei dati personali potendo essere diffusi i soli dati necessari, pertinenti e non eccedenti rispetto alle specifiche finalità perseguite dalla norma di settore (v. provv. del 26 gennaio 2023, n. 28, doc. web n. 9865528 e provvedimenti in esso richiamati).

Pubblicazione dei trattamenti economici e Privacy

A tale riguardo ha precisato, infatti, che anche alle pubblicazioni sull’Albo Pretorio online di atti o deliberazioni si applicano tutti i limiti previsti dai principi della protezione dei dati personali, avendo riguardo anzitutto alla sussistenza di idonei presupposti di liceità della diffusione online dei dati personali in essa contenuti, prima ancora che alla eventuale minimizzazione degli stessi.

Anche per quanto riguarda la pubblicazione nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale il Comune deve sempre verificare, sulla base di una valutazione responsabile e attenta, quali dati e informazioni pubblicare in applicazione della normativa di settore che regola modi, tempi e forme di pubblicità, non essendo automaticamente applicabile il disposto dell’art. 8, comma 3, del d.lgs. n. 33/2013.

Al riguardo, il d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 prevede la pubblicazione obbligatoria da parte delle pubbliche amministrazioni dell´“ammontare complessivo dei premi collegati alla performance stanziati e l’ammontare dei premi effettivamente distribuiti” nonché “l’entità del premio mediamente conseguibile dal personale […], i dati relativi alla distribuzione del trattamento accessorio, in forma aggregata” (art. 20, commi 1 e 2, d.lgs. n. 33/2013). La finalità di trasparenza perseguita mediante tale previsione, al fine di dare evidenza dei livelli di selettività e premialità “nella distribuzione dei premi e degli incentivi” al personale, trova effettività, per espressa scelta del legislatore, attraverso la pubblicazione dei menzionati valori “in forma aggregata” e non nominativa.

Stante quindi la mancata previsione dell’obbligo di pubblicazione di tale tipologia di dati personali tra le ipotesi puntualmente elencate dal legislatore nel citato decreto legislativo o in altra specifica norma in materia di trasparenza, non trova applicazione al caso di specie il regime di conoscibilità stabilito dalla normativa sulla trasparenza, ivi compresa la specifica previsione concernente l’arco temporale quinquennale di permanenza sul web (di cui all´art. 8, comma 3, del d.lgs. 33/2013; sul punto, cfr. introduzione, parte I, punto I e parte II, Linee guida del 15 maggio 2014 cit.; provv. n. 457 del 30 luglio 2015 doc. web n.4278610).

In ogni caso, che il titolare del trattamento deve mettere “in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento” e deve essere “in grado di dimostrare” – alla luce del principio di “responsabilizzazione” – di averlo fatto (artt. 5, par. 2; 24 e 25, par. 2, Regolamento). Ciò anche al fine di evitare che si verifichino errori analoghi a quelli occorsi nel caso di specie.

Pubblicazione dei trattamenti economici: conclusioni

In virtù del principio di trasparenza e dell’obbligo normativo che richiede l’amministrazione di pubblicare atti o documenti sul proprio sito web istituzionale, è fondamentale effettuare una selezione accurata dei dati personali da includere in tali documenti, considerando se esistono ragioni valide per oscurare determinate informazioni.

In queste circostanze, dunque:

• i soggetti pubblici devono aderire al principio di minimizzazione dell’utilizzo di dati personali e dati identificativi, come stabilito dall’articolo 4, comma 1, lettera c del Codice Privacy
• devono evitare il trattamento dei dati quando le finalità specifiche possono essere raggiunte mediante l’uso di dati anonimi o altre modalità che permettono l’identificazione dell’interessato solo in caso di necessità, seguendo il cosiddetto “principio di necessità” di cui all’articolo 3, comma 1, del Codice.

Di conseguenza, anche se esiste un obbligo di pubblicità, è ammessa solo la diffusione dei dati personali strettamente necessari e proporzionati al raggiungimento delle finalità previste dall’atto, in conformità con il principio di pertinenza e non eccedenza di cui all’articolo 11, comma 1, lettera d del Codice.

Va notato che i dati relativi alle retribuzioni “tabellari” dei dipendenti pubblici sono considerati dati personali quando sono collegati a persone fisiche identificate o identificabili; tuttavia, essi non godono di una tutela o disciplina specifica rispetto ad altre tipologie di dati personali. Pertanto, secondo le linee guida del Garante, l’obbligo di pubblicazione sull’albo pretorio online in questo caso è limitato al divieto di diffondere dati personali non necessari, non pertinenti o eccedenti.

D’altro canto, la pubblicazione integrale di documenti contabili, dei dati di dettaglio provenienti dalle dichiarazioni fiscali o dai cedolini dello stipendio di ciascun lavoratore, oltre all’indicazione di altri dati eccedenti riferiti ai percettori di somme, è considerata illegittima ai sensi della legge. Questo perché tali documenti potrebbero contenere informazioni riservate che meritano una particolare tutela, come ad esempio informazioni sulla salute o situazioni familiari delicate, come sussidi di cura, iscrizioni a sindacati, multe disciplinari, pignoramenti per alimenti o tasse.